どのプロジェクトにもステークホルダーが存在し、これらの人々とのリレーションシップの築き方がプロジェクトの成否を左右する。強固な関係は信頼関係を築き、チームが専門知識を駆使してプロジェクト目標を達成するのに役立つ一方、関係が悪いと対立やクライアントの不幸につながる。
ステークホルダーとの関係管理には、時間と努力、そして意図が必要です。ステークホルダーマネジメントプランを活用して、プロジェクト全体をスムーズに進めましょう。
このガイドでは、ステークホルダーマネジメントの基本、重要な理由、独自のステークホルダーマネジメントプランの作成方法について説明します。
さっそく見ていきましょう。
プロジェクト管理におけるステークホルダーマネジメントとは？
ClickUpホワイトボードを使用して、タスクを割り当てたり、関係者を担当者としてタグ付けしたり、次のコラボレーションを開始するために必要なあらゆることを行うことができます。
ステークホルダーとは、プロジェクトで一緒に仕事をする（またはそのために仕事をする）人たちのことです。プロジェクトの成功に不可欠な人々であり、プロジェクトの進捗について常に最新情報を得るべき人々です。
ステークホルダー管理とは、プロジェクトを通じてこれらの人々と良好な関係を築き、それを維持することで、最高のプロジェクト成果を達成するための技術であり、プロセスである。🏆
プロジェクトのステークホルダー管理は、プロジェクトに接続するすべての人のリストを作ればいいというものではありません。ステークホルダーを分類し、優先順位をつけ、各ステークホルダーとのコミュニケーション方法を調整するプロセスです。
その目的は、プロジェクトのステークホルダーにとって、スムーズで効率的、かつ効果的なエクスペリエンスを生み出すことだ。
ステークホルダーの種類
プロジェクト管理におけるステークホルダーとは？鍵となるステークホルダーというと、主なクライアントやその他の受益者を思い浮かべることが多いが、実際には、以下のようなリストがある。
はこれをはるかに超えている。
ステークホルダーとは、プロジェクトに直接的・間接的に影響を与える人、プロジェクトの成功に強い利息を持っている人、たとえば投資家や政府機関などを指します。つまり、プロジェクト管理プランには、社内外のステークホルダーを含めることができるのです。
ステークホルダーは多くの場合、影響力があり、意思決定権を持ち、プロジェクトに金銭的な利害関係があり、プロジェクトチーム内で独自の役割を担っています。例えば、リードクライアントや重要なパートナーなどです。🤝
プロジェクト利害関係者の最も一般的なタイプは以下のとおりです：
- クライアント
- コンサルタント
- 政府機関
- プロジェクトスポンサー
- 投資家
- 選挙で選ばれた代表者
- ボードメンバーおよび役員
- 土地や資源の所有者
- ベンダーとサプライヤー（以下を参照 ベンダーリストテンプレート )
- 請負業者と下請業者
- プロジェクトチームメンバー
- エンドユーザー
- コミュニティーのメンバー
このリストは、すべてを網羅しているわけではありません。あなたのプロジェクトには、他の役割を担っていたり、独自の責任を負っていたりする社内のステークホルダーがいるかもしれません。プロジェクトの開始時には、あらゆる角度からステークホルダーを特定する時間を取り、誰一人見逃さないように注意しましょう。
なぜステークホルダー・マネジメントが重要なのか？
プロジェクトには多くの社内外のステークホルダーが存在することが多く、すべてを管理する良い方法がなければ、プロジェクト自体の進行状況をすべて把握することはすぐに困難になってしまいます。
ステークホルダー管理は不可欠であり、ステークホルダーを整理し、優先順位をつけ、プロジェクトの成功確率を最大限に高めることができます。効果的なステークホルダー・マネジメントは、次のようなことに役立ちます：
- 鍵となるステークホルダーを特定し、優先順位をつける。
- 効果的なステークホルダー・エンゲージメントのための強固な信頼関係の構築
- 各利害関係者のニーズに合わせてアプローチを調整する。
- 潜在的な影響を最小限に抑えながら、障害に対処する
- プロジェクトを通じて、すべての関係者と効果的にコミュニケーションを図る
- プロジェクトライフサイクルを通じてステークホルダーの関与を維持する
- 次のことを行う プロジェクトの実行 プロジェクトに関わるすべてのステークホルダーにとって
- 戦略的オブジェクトを達成するために、より良い仕事ができる。 プロジェクトの成果物
以上のような理由から、ステークホルダーを効果的に管理することは、プロジェクトの成功にとって極めて重要である。ステークホルダーマネジメントプロセスがなければ、適切な人に、適切なタイミングで、適切な詳細について最新情報を提供し続けることはほとんど不可能です。
これを実現する最善の方法は、戦略的なステークホルダー管理プランである。📄
ステークホルダー・マネジメント・プランの作り方
優れたステークホルダー・マネジメント戦略プランは、最も効果的な方法でステークホルダーを管理するために必要な枠組みを与えてくれます。ここでは、ステークホルダーとより密接に仕事をし、あなたが取り組んでいる仕事への関与を維持できるよう、独自の戦略プランを構築する方法について7つのステップで説明します。
1.ステークホルダーを特定する
ステークホルダーを巻き込む前に、まず彼らが誰なのかを知る必要がある。成功プランの最初のステップは、社外または社内の利害関係者を特定することである。🕵️
あなたの
とプロジェクトのオブジェクトを確認し、ステークホルダーとなりうる人物をメモする。サクセスマネージャーは、上記のリストのエントリーに加えて、プロジェクト全体の成功メトリクスに関わる一般市民、専門家、団体、パートナーなどのメンバーも含める必要があります。
ステークホルダーの特定フェーズでは、リストは超詳細である必要はありません。プロセスを進める中で、ステークホルダーを分類し、優先順位をつけていきます。今の目標は、単に最初のリストを作ることです。
2.ステークホルダーのデータベースを構築する
/画像 https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/03/ClickUp-Stakeholder-List-Template-1400x674.png ステークホルダーの管理ClickUp ステークホルダーリストテンプレート /%img/
ClickUpリストで社内外のステークホルダーを追跡
プロジェクト利害関係者のリストができたら、彼らがどのような人物で、どのような役割と責任を担っているのか、より詳細なフォームを作り始めることができます。ステークホルダーリストやステークホルダーレジストリの作成を始めるには、今が理想的なタイミングです。
ステークホルダーについて、所属する会社や組織、タイトル、プロジェクト内での役割、連絡方法、既存の関係や既知の問題などの重要なメモなど、詳細を収集する。📝
を使います。
を使えば、ステークホルダーの情報をシンプルで視覚的な方法で整理できます。このテンプレートを使用すれば、社内のステークホルダーと社外のステークホルダーを簡単に区別したり、ラベルをカスタムして独自のカテゴリを作成したりできます。ステークホルダーの名前、役割、コミュニケーションチャネル、連絡先の詳細を一目で確認できます。
このテンプレートは、データを整理するためだけでなく、チームメンバーがプロジェクトマネージャーやプロジェクトリードをすばやく特定したり、連絡を取ったりする必要がある場合にも非常に役立ちます。
3.利害関係者を分類し、優先順位をつける
ClickUpのステークホルダー分析テンプレートを使って、すべてのステークホルダーを追跡しましょう。
すべてのステークホルダーにとって可能な限り最高のエクスペリエンスを提供することが重要ですが、すべてのステークホルダーが同じように作られているわけではありません。ステークホルダーのグループによって、マネジメントやコミュニケーションのスタイルが微妙に異なるため、誰を特定するかが重要です。
ステークホルダーマッププロセスを使用して、最も重要なステークホルダーを特定しましょう。その
を使えば、ユーザーフレンドリーなパワー／利息グリッドを使って共同でやることができる。
すべてのステークホルダーを
グリッドは、彼らの権力のレベル（または影響力のレベル）と利息のレベルの観点から、どこに当てはまるかによって決まる。この
戦略によって、どのグループに細心の注意を払う必要があるのか、また、どのグループには進捗状況を知らせるだけで済むのかを理解することができる。👀
権力が強く、利息の高い利害関係者（例えば
プロジェクトスポンサーのような
やクライアント）と密接に関係し、彼らを管理し、終始満足させ、情報を提供し続ける。しかし、利害関係者分析は、利息が少なく力の弱い利害関係者（地域団体や一般市民のメンバーなど）を見つけるのにも役立つ。
このようなステークホルダーは、関与のレベルを下げる必要があるかもしれない。
4.利害関係者とのコミュニケーションプランを立てる
ステークホルダーの優先順位が決まったら、次に、プロセスを通じてどのように彼らとコミュニケーションをとり、関わっていくかのプランが必要です。戦略的ステークホルダーコミュニケーションプランを作成する時だ。
プロジェクト内のすべてのステークホルダーを考慮し、それぞれに合わせたアウトリーチ計画を立てましょう。ステークホルダーとのコミュニケーションと関与のプランには、以下を含める必要があります：
- プロジェクト・コミュニケーションまたはステークホルダー参画の目標
- コミュニケーション方法またはチャネル
- コミュニケーションの頻度
- スタイルとトーン
- コミュニケーションプランの実行に必要なリソース
- コミュニケーションプランの各フェーズにおける担当チームメンバー
- プランの各フェーズで想定されるメッセージまたはコミュニケーション成果物
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ClickUpタスクのスレッドコメント！
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ClickUpのスレッドコメントを使って、タスク内でチームと直接コミュニケーションしたり、他のタスクを共有したり、ファイルをアップロードしたりできます！
コミュニケーション・アクションプランの中で、クライアントに毎週以下のようなコミュニケーションを提供することを指定するかもしれません。
や電子メール、定期的なプロジェクト・ミーティングを通じて報告する。コミュニティのメンバーには、電子メールで毎月または四半期ごとにプロジェクトの最新情報を送ることもできます。📧
各ステークホルダー・グループに合わせたプランの作成は、最初は圧倒され るかもしれませんが、最初に時間と努力をかけることで、プロジェクトのライフ サイクル全体を通して、アカウントと一貫性を保ちやすくなります。
5.プランにリソースを割り当てる
ClickUpの
プロジェクトごとに、組織の材料やチームメンバーなどを記録するテンプレート
プランがあることは素晴らしいことですが、それを実際に実現するためには適切なリソースも必要です。どのようなリソースが必要かを検討し、それをプロジェクトに割り当てましょう。
とチームメンバーを適切に調整する。
ステークホルダー・コミュニケーション・プランの中には、他よりも多くのリソースを必要とする要素もありますが、それを実現するためには必ずチームメンバーの時間とエネルギーが必要になります。その他のリソースとしては、コミュニケーションツールやデザインツール、印刷物、プレスイベント、プロモーション写真撮影などの予算が考えられます。📷
すでにClickUpを使用している、または移行を検討している場合、リソース管理に役立つテンプレートがたくさんあります。以下のテンプレートをご利用ください。
リソースのリクエストを整理し、クリアされたリソースと割り当てられたリソースの概要を把握するためのテンプレートです。
6.ステークホルダーとプランを共有する
エンゲージメントプランに満足し、それが現実的であることが確認できたら、次はステークホルダーと共有しましょう。これは当たり前のステップに聞こえないかもしれないが、ステークホルダーの期待を管理する上で大いに役立つステップだ。
共有
ステークホルダーが、プロジェクトのプロセス、コミュニケーションのタイムライン、何を期待できるかを理解できるようにするためです。このプランは、プロジェクト中にプロジェクト管理者同士がどのように連絡を取り合うかのロードマップと考えてください。
ClickUpタイムラインビューで製品ロードマップを可視化し管理する
双方がプランを認識していれば、期待値を管理しながら、アカウントと軌道を維持するモチベーションを高めることができます。
プランとステークホルダーマップのドキュメントを共有することで、ステークホルダーとの関係構築も容易になります。ステークホルダーを巻き込むのは大変なことですが、特に彼らが多忙な場合はなおさらです。そのため、最初からオープンで透明性の高い関係を築くことで、信頼関係を築き、より強い絆が生まれ、一緒に仕事をしやすくなります。🤩
7.プランをモニタリングし、適応させる
どんなに優れたステークホルダープランでも変更される可能性があり、ステークホルダーマネ ジメントを正しくやっているのであれば、あなたのプランも時には変更すべきです。プロジェクトのライフサイクルが進むにつれて、新たな課題や機会が現れる可能性があるため、それに合わせてプランを変更することは非常に理にかなっている。
プロジェクト全体を通じて、ステークホルダーとあなたの関係の管理に仕事を通して取り組んでください。定期的にチェックし、プランが効果的であることを確認する。プランの更新頻度が高すぎて、ステークホルダーの関心が薄れていることに気づくかもしれない。
選んだコミュニケーションチャネルが、ステークホルダーマネジメントプランに共鳴していないことに気づくかもしれません。積極的にモニタリングすることで、より良い調整を行うことができます。⚒️
ステークホルダー・マネジメントプランのヒント
プランの必要性を理解することと、それを実現する最善の方法を理解することは別物です。これらの5つの有用なヒントで、成功したステークホルダーマネジメントプランをさらに効果的かつ成功させる方法を見つけましょう。
1.プランをユーザーフレンドリーにする
ステークホルダーマネジメントプランは、あなたを導くための社内文書であるだけでなく、プロジェクトチーム全体、そしておそらくステークホルダーとも共有するものです。つまり、明確で簡潔な言葉で、理解しやすいものである必要があります。
専門的な表現は避け、ダイアグラム、タイムライン、テーブル、関連する画像などを使ってテキストを分割し、役に立つビジュアルを提供することで、ユーザーフレンドリーなものにしましょう。✨
2.不測の事態に備えるプラン
あらゆる事態を想定してプランを立てることはできないが、起こりうる問題のいくつかは予測できる。プランには、潜在的な障害や合併症を考慮したリスクマネジメントの要素を、それらにどう対処するかのアイデアとともに盛り込むようにしよう。⚒️
特定のスケジュールでアップデートをリリースするプランがあるかもしれませんが、プロジェクトの遅延や障害により、アップデートが遅れる可能性があります。このような事態が発生する可能性を考慮し、スケジュールに余裕を持たせることで、問題が発生しても常に一歩遅れることがないようにしましょう。
3.オープンで透明性を保つ
透明性は信頼を築くものであり、それはステークホルダーがあなたに対して持っていてほしい豊かなものである。プロジェクト全体を通してオープンで透明であることで、プロジェクトの鍵となるステークホルダーから賛同を得られ、彼らがあなたを信頼して最高の仕事をするようになる。
期限、タイムライン、マイルストーンについて正直に話し、期待を管理できるようにする。ミスをしたときはそれを認め、周囲に与えた影響について謝罪する。自分にも他人にも責任を持たせる。
ステークホルダー・マネジメント・プランを真に成功させるためには、透明性と信頼を念頭に置いてプロジェクトを進めましょう。🤝
4.ステークホルダーに対応する
ステークホルダーと四六時中顔を合わせる必要はありませんが、ステークホルダーはあなたとの関係が良好で、何か質問があればすぐに連絡できると感じるべきです。誰がいつプロジェクトについて話し合うことができるかを早めに設定し、コミュニケーションラインをオープンで適切な状態に保ちましょう。📞
主要な利害関係者、あるいは大規模プロジェクトの場合は利害 関係者のグループごとに、担当するチームメンバーを決めましょう。担当チームメンバーの連絡先をステークホルダー に伝え、公式な更新の合間に連絡を取り合う最善の方法を伝えましょう。
コミュニケーションの構築は、ステークホルダーを安心させ、効果的なステークホルダーマネジメントプランを通じて、ステークホルダーの関与を維持する別の方法を提供します。
5.使用する
ClickUpのタイムラインビューは、リソースとタスクを俯瞰することができます。
適切なツールなしでステークホルダーやその他のプロジェクトプロセスを管理することは困難です。幸運にも、私たちは最高の
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ニーズ。人、リソース、予算、タスクを整理する。プロジェクトの作成と監視
プロジェクト管理チャート
タイムライン、やることリスト、依存関係。
ホワイトボードを使ってブレーンストーミングや問題解決をしたり、ドキュメントを使って共同作業をしたりすることができます。
チーム全体のために。ダッシュボードをパーソナライズし、プロジェクトのステータスを瞬時に確認できるため、積極的かつ戦略的に仕事を進めることができます。✨
ステークホルダーマネジメントに勝利のアプローチを生み出す
ステークホルダーマネジメントは、プロジェクトのプランニングプロセスにおいて非常に重要です。特に、大規模なプロジェクトや重要なプロジェクト、長期にわたるプロジェクト、優先度の高いクライアントが関与するプロジェクトに取り組んでいる場合はなおさらです。これらのヒントを参考に、プロセスを理解し、全員が最初から最後まで輪に入れるようなステークホルダーマネジメントプランを構築しましょう。
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